در حال حاضر رویکرد های مدیریت موسسات نیکوکاری به دو دسته مکانیزه و سنتی تقسیم می شود. به‌عبارتی مؤسسات نیکوکاری ای هستند که همچنان به‌صورت سنتی و محلی اداره می‌شوند و مؤسساتی هستند که فعالیت و حوزه گسترده‌تری دارند و ترجیح می دهند به‌صورت مکانیزه، مؤسسات خود را مدیریت کنند. اما مؤلفه‌هایی که این دو رویکرد مدیریتی را متفاوت می کنند چه چیزهایی است و چه عواملی باعث میشود که یک مؤسسه نیاز به مکانیزه‌سازی را درک کنند؟
۱. حوزه نیکوکاری:
ارتباط با تعداد گسترده‌تری از جامعه نیکوکاران و جذب آنها از سراسر کشور بزرگ‌ترین عاملی است که یک مؤسسه را به سمت درآمد بیشتر سوق می دهد. بنابراین راهکارهای جذب و حفظ نیکوکاران از مؤلفه‌های حرکت به سمت مکانیزه‌سازی خیریه بشمار می رود، در موسساتی که رویه فعالیت آنها با رویکرد مکانیزه پیش میرود ارتباط میان نیکوکار و موسسه حتی برای نیکوکارانی که بصورت موردی اقدام به پرداخت کمک میکنند، قطع نمیشود و برای آنها پنل کاربری ایجاد میشود تا هر زمانی که قصد پرداخت کمک هایشان را داشتند، به سهولت اقدام به پرداخت مبالغ کمک خود کنند.
تحقیقات اخیر در اکوسیستم خیریه های دنیا نشان داده، نیکوکاران جذب مؤسساتی می‌شوند که بتوانند ارتباطی تعاملی و دوسویه با آنها برقرار کنند. در مؤسسات خیریه با رویکرد مکانیزه ارتباط با نیکوکاران از طریق پیامک‌های تشکر، تبریک مناسبت‌ها و تولدها، نظرسنجی، صدور قبض‌ها و تماس‌های تلفنی دوره ای حفظ میشود. همچنین شفافیت حاصل از مکانیزه‌سازی خیریه باعث ایجاد اعتماد در نیکوکاران میشود که عاملی دیگر در وفاداری و پرداخت بیشتر وجوهات کمک به موسسه است. سیستم نظرسنجی از نیکوکاران که به‌صورت مکانیزه و بسیار آسان صورت میگیرد، حس تعامل و تاثیر داشتن را در نیکوکاران تقویت می‌کند چراکه هر نیکوکار می‌داند با ارائه نقطه نظرات خود میتواند در روال فعالیت ها و پیشرفت مؤسسه نقش مهمی ایفا کند.
سهولت در پرداخت و کمک‌های نقدی و غیرنقدی نیز یکی دیگر از تفاوت‌های مؤسسات سنتی و مؤسسات مکانیزه است. پرداخت مبالغ کمک در مؤسسات سنتی تنها از طریق پرداخت حضوری و یا شماره حساب افراد صورت میپذیرد، که این خود عاملی بازدارنده در افزایش درآمد موسسه است. اما در مؤسسات مکانیزه، اپلیکیشن ها و درگاه‌های پرداخت آنلاین این امر را بسیار ساده نموده اند و درآمد موسسه را به شکل قابل توجهی افزایش داده اند.
برای مثال یک نیکوکار برای کمک میتواند از درگاه‌های پرداخت بر روی وب‌سایت یا درگاه پرداخت اختصاصی نرم افزار خیریه و یا اپلیکیشن اختصاصی استفاده کند که در این صورت وجه مستقیماً و بدون واسطه به حساب مؤسسه واریز میشود.
اپلیکیشن موبایلی اختصاصی برای مؤسسات نیکوکاری علاوه بر امکان پرداخت، امکاناتی اعم از پروفایل کاربری، یادآوری زمان پرداخت، جمع‌آوری کمک‌ها، واکشی گزارشات دقیق و اخبار روز خیریه را نیز به نیکوکاران ارائه میدهد. (برای مشاهده نمونه ای از اپلیکیشن موبایلی خیریه ها روی این لینک کلیک کنید)
یکی دیگر از نرم افزار‌های خیریه بسیار مؤثر در درآمدزایی مؤسسات مکانیزه اپلیکیشن مامور و نرم افزار صندوق صدقات است.
توزیع و جمع‌آوری صندوق‌های صدقات در مؤسسات سنتی یکی از بخش‌های هزینه‌بر است که نیاز به نیروی انسانی زیاد و مدیریت و پایش بسیار دقیق دارد اما در مؤسسات مکانیزه این بخش بر‌عهده سیستم های مدیریت صندوق های صدقات است و سرعت، سهولت، شفافیت و درعین‌حال درآمد بسیار بالایی را عاید مؤسسات نیکوکاری می کند و نیاز به هزینه و نیروی انسانی زیاد هم از بین میرود.(اطلاعات بیشتر درباره اپلیکیشن را اینجا بخوانید).
2. حوزه مددکاری:
یکی از پرتنش‌ترین و حساس‌ترین بخش‌های مؤسسات نیکوکاری بخش مددکاری است. چرا که تعامل با مددجویان، تخصیص مستمری بر اساس وضعیت به‌روز شده آنها و کنترل پرونده‌ها و اطلاعات حاصل از آنها نیازمند سرعت و محاسبات دقیقی است که میتوان گفت از عهده یک موسسه با رویکرد سنتی خارج است. در مؤسسات مکانیزه پایش وضعیت خانوار و تعیین میزان مستمری بر اساس فیلترهای ازقبل‌تعیین‌شده مثل سن فرزندان، جنسیت فرزندان، وضعیت تحصیلی آنها صورت میگیرد و همچنین پرداخت‌های ماهانه در موعدهای مقرر به‌صورت سیستماتیک انجام میشود و با بهره‌مندی از هوش مصنوعی ارزیابی وضعیت خانوار به دقیق‌ترین شکل انجام می شود.
3. مدیریت داخلی:
از گذشته تاکنون مدیریت مؤسسات نیکوکاری به دلیل ماهیت داوطلبانه بودن، کاری پرحاشیه و واقعاً چالش‌برانگیز بوده است. چراکه هر فردی در مؤسسه نظریه و ایده ای برای هزینه‌ها، درآمدها،کنترل امور و ... دارد و بسیار شاهد اختلاف نظرات مدیریتی در تصمیم گیری های سطح کلان موسسه بوده ایم. مشکلاتی از این دست، همواره با افزایش گستره فعالیت های یک موسسه بیشتر میشود و با تغییر مدیران و حتی گاهی کارمندان ساختار موسسه نیز دستخوش تغییرات می شود. بنابراین، این چالش‌ها خود مؤلفه‌ای دیگر برای میل به مکانیزه‌سازی خیریه است. چراکه در مکانیزه‌سازی خیریه، قوانین بر اساس اصول و خط‌مشی های موسسه شکل میگیرد و امور به صورت کاملا برنامه ریزی شده و دقیق انجام می گیرد و به عبارتی اعمال نظر شخصی در انجام امور،تخصیص وظایف و حتی ارائه گزارشات و میزان کمک به مددجویان از بین می رود. همچنین علی‌رغم یکپارچگی و هماهنگی میان بخش های مختلف، هر بخش به‌صورت کاملاً مستقل فعالیت می‌کند و نظارت بر عملکرد تمامی بخش ها توسط مدیریت امکان پذیر است.
علاوه بر بخش های مختلف، یکپارچگی و هماهنگی میان شعب مختلف مؤسسه نیز در مکانیزه‌سازی خیریه به‌راحتی ممکن است،(برای مطالعه بیشتر در این مورد به اینجا بروید) گزارش گیری و به بیان دقیق‌تر گزارش‌گیری صادقانه و سریع از کارمندان یکی از چالش‌های مدیریتی محسوب میشود، اما در مؤسسات مکانیزه این گزارش‌ها تنها در عرض چند دقیقه و با فرمت های متفاوت و درعین حال بسیار دقیق صورت می گیرد.
تخصیص وظایف و نظم حاکم در موسسات نیکوکاری نظارت بر امور را برای مدیران راحت تر می کند هرچند که در مؤسسات مکانیزه مدیر تنها از طریق یک سیستم میتواند عملکرد تمامی بخش‌ها را رصد کند و نقاط ضعف و قوت مؤسسه را بررسی کند، درحالی‌که در مؤسسات سنتی این امر تنها با نظارت‌های حضوری و جلسات مکرر و زمانبر ممکن می شود. به طور خلاصه فعالیت با رویکرد مکانیزه نیاز به نیروی انسانی و هدر رفت زمان و انرژی را به حداقل می‌رساند.
4. درآمدزایی:
عامل دوام مؤسسات نیکوکاری درآمد آن‌هاست. به عبارتی مؤسساتی میتوانند پایدار بمانند که بتوانند نیکوکاران وفادارتر و بیشتر را به خود جذب نمایند. اما آیا دستیابی به این مؤلفه ساده است؟
درآمدزایی مؤسسات نیکوکاری آن‌هم در شرایط بحرانی این روزها نیازمند عوامل زیادی همچون شفاف‌سازی، گسترش دامنه معرفی و ارتباط، جذب نیکوکاران، به‌روز بودن و ساده‌سازی راه‌های ارتباطی برای نیکوکاران میباشد.
شاخص بودن به این معنا که در حوزه فعالیتی شما افراد شما را بشناسند و برای کمک، شما را به دیگران ترجیح بدهند. دستیابی به تک‌تک این عوامل نیازمند پیمودن مسیری است که قطعاً به شیوه‌های سنتی امکان‌پذیر نیست. چراکه تمامی این عوامل مواردی هستند که مشخصاً نیاز به بهره‌وری از تکنولوژی‌ها و امکانات به‌روز دارند. برای مثال شما تنها با داشتن یک وب‌سایت اطلاع‌رسانی خیریه نمی‌توانید شفاف‌سازی کنید و اعتماد نیکوکاران را به خود جلب کنید و یا از طریق بارگذاری یکسری عکس و اخبار نمی‌توانید یک مؤسسه شاخص و بنام در سطح کشور باشید.به طور خلاصه همان‌طورکه در مؤلفه‌های قبل ذکر شد، بهره‌مندی از هوش مصنوعی و تکنولوژی‌های به‌روز امکاناتی را در اختیار مؤسسات و نیکوکاران قرار می‌دهند که امکان دستیابی به این موارد را میسر می‌کند و به تدریج هر یک از این موارد تبدیل به استانداردهایی می‌شوند که میتوانند بقای یک مؤسسه سنتی را به خطر بیندازند.